Ted Vroemen – EYETED Consultancy

Drs. Ted Vroemen is een ervaren ondernemer en organisatieadviseur, gespecialiseerd in managementinformatie en procesmanagement. Met zijn open karakter, praktische instelling en resultaatgerichte aanpak helpt hij organisaties inzicht en grip te krijgen. Zijn vriendelijke persoonlijkheid maakt hem een prettige en betrouwbare gesprekspartner voor bestuurders én medewerkers.

Gemeenten en organisaties waarderen zijn nuchtere directe aanpak, oog voor samenwerking en focus op resultaat.

Opdrachten

Gemeente Noardeast-Fryslân

2019 - heden

De afgelopen jaren is uitvoering gegeven aan het project Sturingsinformatie Productgerichte Aanpak (SPA), de implementatie van de EYETED methodiek.

Doel: voor alle clusters van de gemeente Noardeast-Fryslân actuele sturingsinformatie te hebben over producten en projecten.

EYETED consultancy begeleidt dit proces van implementatie van de EYETED methodiek, maar geeft ook advies en ondersteuning bij het gebruik, het daadwerkelijke sturen.

Dit gebeurt door het opstellen van een productbeschrijving, daarbinnen (proces)stappen en normtijden aan te geven en het rapporteren over normtijden. Door de producten met medewerkers te beschrijven wordt ook een cultuuromslag gecreëerd waarbij medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor hun producten en hier ook graag over willen rapporten. Sturingsinformatie biedt voordelen voor medewerkers (inzicht en grip), coördinatoren, werkverdeling, clusterhoofden en directie (in control zijn) en bestuur (ambities in balans met wat organisatie aan kan).

Deze werkwijze is niet alleen een goede basis voor productierapportages gebleken, maar ook voor het invullen van capaciteitsplanning en het monitoren van de financiële stromen.

De productinformatie wordt gekoppeld met de financiële kaart. De financiële kaart maakt processen inzichtelijk in een kaart en laat vervolgens de kosten langs die processen stromen. Hierdoor worden van alle clusters alle producten, intern en extern, de kosten zichtbaar.

Gemeente Noardeast- Fryslân: Projectleider implementatie planning projecten cluster OenE

Augustus 2025 -heden

Bij cluster omgeving en economie is een extra impuls nodig. In dit cluster spelen naast de reguliere/structurele producten projecten/incidentele producten een grote rol. Om te voldoen aan gestelde (financiële) eisen dient een verbeteringstap te worden gemaakt. Dit is door EYETED consultancy verwoord in een advies (planning projecten OenE) en na goedkeuring heeft EYETED de opdracht gekregen de implementatie van het advies te begeleiden:

· Regie op input: opzetten van Kernteam van leidinggevenden van cluster OenE en IR (openbare ruimte) die tweewekelijks bij elkaar komen; 3 hoofdtaken:
o Bepalen of een project wel of niet gestart wordt (capaciteit, prioriteit)
o Plannen van aanpak van projectleider beoordelen (uniform en detailniveau)
o Monitoren projecten (voortgang en impact op capaciteitsplanning en financieel)
Begeleiden planningsmethodiek
Begeleiden aanschaf tijdregistratie; o.a. plan van eisen; proces tijdschrijven
Basis op orde: o.a. duidelijk onderscheid tussen uren reguliere producten (normtijd * aantal) en uren beschikbaar voor projecten.

Gemeente Noardeast-Fryslân: Projectleider SPA & Organisatieadviseur

sept. 2020 – heden

In 2020 heeft de directie opdracht gegeven tot het opzetten van Sturingsinformatie Productgerichte Aanpak (SPA), voor een betere sturing op producten en diensten van de gemeenten. Dit naar het voorbeeld van Koersvast Sturen in het Sociaal domein dat in 2020 werd afgerond. Beide projecten zijn feitelijk de uitvoering van de EYETED methodiek.

Daarnaast zijn er separaat van project SPA organisatieadvies opdrachten uitgevoerd voor diverse clusters.

Met project SPA zijn niet alleen de beoogde resultaten gerealiseerd, maar heeft het project ook daarnaast veel opgeleverd. Met SPA is een fundament gelegd voor een organisatie die de basis op orde heeft.

Gerealiseerd:

Overzichten van producten en processen voor alle afdelingen (productenboek).
Rapportages kengetallen, productiviteit en efficiency van alle afdelingen inclusief adviezen.
Een bewustere professionelere organisatie.
Basis voor een Management Control System (stuurinformatie primaire afdelingen).
Procesverbeteringen binnen Sociaal Domein en Kapitaalgoederen.
Borgingsstructuur: waarbij verschillende systemen afhankelijk worden van elkaar en de basis het actuele productenboek vormt. Hierdoor belandt niet e.e.a. in de “kast”.

Bereikte effecten:

(Betere) informatie voor leidinggevenden om te kunnen sturen.
Het productenboek is een basis voor, heeft geleid tot eenduidig werken, optimalisatie dienstverlening, betere planning, efficiëntere werkwijze, lager ziekteverzuim.
Betere informatie voor colleges ten behoeve van prioritering.
Betere sturing door leidinggevenden met het sturingsinstrumentarium voor stuurinformatie.
Beter onderbouwde doelstellingen.
Betere basis voor verantwoording.
Optimalisatie van diverse processen, zoals proces keten kapitaalgoederen.
Een organisatie die in control is.
Een grotere tevredenheid bij bestuurders, klanten en partners over de prestaties van de organisatie en een grotere medewerkerstevredenheid t.g.v. duidelijkere sturing.

Organisatieadvies opdrachten:

Projecten kapitaalgoederen:
Gerealiseerd: o.a. invoering tijdschrijven op projecten; capaciteitsplanning; opzet bedrijfsbureau; nieuwe vergaderstructuur; wijziging proces.
Bereikte effecten: o.a. efficiënter proces, kortere doorlooptijden; in control; betere onderlinge samenwerking.
Wachtlijsten WMO voorzieningen (Sociaal Domein)
Gerealiseerd: advies met o.a. verheldering definitie wachtlijst; wijziging in proces waardoor efficiënter gewerkt kan worden, tevens kortere doorlooptijd. Wordt momenteel geïmplementeerd.
Projectmatig werken binnen Sociaal Domein (beleid)
Gerealiseerd: nieuwe werkwijze waarbij het plan van aanpak de basis is om een product/project te ontwikkelen.
Bijdragen leveren aan de zogenaamde financiële kaart, een systematiek ontwikkeld waarbij ondersteunende producten doorbelast worden aan primaire producten diensten van de gemeente.

Gemeente Noardeast-Fryslân: Projectmanager Koersvast Sturen (Sociaal Domein)

feb. 2019 – sept 2020

De gemeente Noardeast-Fryslan faciliteert ook de gemeente Dantumadiel en Schiermonnikoog (gezamenlijk 65 duizend inwoners).

Aangezien de kosten betreffende het Sociaal Domein significant afweken van de begroting, en dit feit niet strookte met het gevoel/data voorhanden, ontstond de urgente behoefte aan managementinformatie: project Koersvast Sturen.

Gerealiseerd:

Iedere 10e van de maand ontvangt management en bestuurders MI in de vorm van dashboards (Cognos).
Er zijn 20 verschillende rapportages ontwikkeld, betreffend de drie wetten (Wmo, PW en Jeugd) en integraal (geografische overzichten).
Er is een onderscheid in rapportages: bedrijfsvoering, grote invloed op en wetten beperkte invloed.
Er is een productenboek SD ontwikkeld; er is gezorgd voor eenduidigheid en grenzen/definitie van de producten.
Samen met de (uitvoerende) medewerkers zijn normtijden per product ontwikkeld.
Er zijn diverse adviezen m.b.t. efficiency (lean), klantgerichtheid en doorlooptijden aanvragen doorgevoerd.
De data kwaliteit is beduidend verbeterd (invoerinstructies, controlescripts ontwikkeld; indeling tabellen, e.d.).
Er is nu helder inzicht in de productiviteit per team en per medewerker; verder is er helder inzicht in indirecte en dus ook beschikbare directe uren.
De processen/producten van het sociaal domein zijn in kaart gebracht.
Borging systeem is geregeld, maar ook borging gebruik managementinformatie door management; o.a. verbinding gemaakt middel 2 jaarlijkse infographic naar raad/bestuur en teamjaarplannen.
In werkgroep samen met concerncontroller en directieadviseur format voor teamjaarplannen ontwikkeld (SMART resultaatgebieden/activiteiten).
Op alle niveaus binnen organisatie contact; wethouders, directie, manager SD (opdrachtgever); teamleiders en medewerkers. Ook andere afdelingen zoals concerndirectie, financiën, HRM en ICT.
Verantwoordelijk voor projectteam.

Gemeente Valkenburg aan de Geul: Business controller/organisatieadviseur sociaal domein

2017 – 2018, 12 mnd

Deze nieuwe functie vormgegeven binnen de organisatie; belangrijk uitgangspunt: het verbinden van inhoud aan financiën. De start van de ontwikkeling van de EYETED methodiek.
Ontwikkelen, implementeren en beheren van managementinformatie.
Ontwikkelen (in overleg met interne klant) en managementrapportages; interpreteren en analyseren van sturingsinformatie.
Een impuls gegeven aan verbetering samenwerking tussen en binnen afdeling(en).
Nieuwe opzet begroting gerealiseerd in kader van doorontwikkeling sociaal domein.
Processen in kaart gebracht en verbeterpunten geïmplementeerd.
Een goede relatie opgebouwd met externe partijen (netwerk sociaal domein) zoals CAK, gemeente Maastricht (uitvoeringsorganisatie).
Realiseren van de omslag van taakgericht naar procesgericht handelen en denken.
Succesvolle coördinatie proces jaarrekening.

Gemeente Valkenburg aan de Geul: Organisatieadviseur sociaal domein

2016, 8 mnd

Interne organisatie begeleid middels o.a. zelf samengestelde workshops naar haar nieuwe rol binnen sociaal domein (verdere doorontwikkeling en professionalisering sociaal domein).
Een heldere analyse en duidelijke verbeterpunten geformuleerd in adviesrapport ‘regie in eigenhand, burger aan zet’.

Gemeente Valkenburg aan de Geul: Kwartiermaker/projectleider sociaal domein

2015, 3 mnd

Opdracht overgenomen van voormalig projectleider en drietal projecten (uitbesteding uitvoering Wmo, PW en Jeugdwet) binnen de deadline gerealiseerd.